De siempre se ha dicho que el tiempo es oro y que no lo podemos derrochar porque cuando se escapa, ya no vuelve. Hay que extraerle el máximo jugo posible, como a la vida, pero demasiado a menudo justificamos algunas acciones que no llevamos a cabo o que las ejecutamos no lo suficientemente bien porque en nuestro argumentario nos agarramos a la frase clásica de que “no tenemos tiempo”. Sin embargo, la cruda realidad lo que generalmente demuestra es que no es que no tengamos tiempo, sino que no lo sabemos gestionar óptimamente. Os daremos algunos consejos para sacar el máximo provecho de vuestro tiempo en vuestro puesto de trabajo y descubriréis cómo podéis llevar a cabo muchas más cosas de las que os creéis que sois capaces: aprenderéis a llevar una buena gestión del tiempo.
El tiempo en el trabajo
Objetivos reales
No te plantees alcanzar lo inalcanzable, no tiene ningún sentido y sufrirás una desmoralización. Debes aprender a fijarte solamente aquello que eres consciente de que lo puedes conseguir. Acepta la realidad y saca el máximo provecho de ella.
Aprende a decir “no”
No sabemos exactamente el porqué, pero, de entrada, nos cuesta muchísimo decir “no” cuando nos piden algo. Es una mezcla de cortesía y de quedar ayudar siempre que hace falta, y como gesto honra, pero si después nos va a perjudicar en el resto de nuestro quehacer, vale más renunciar desde el primer momento. Seamos coherentes con nuestras posibilidades. Cuesta, pero hay que decir “no” cuando es “no”.
Priorizar en la gestión del tiempo
Desgraciadamente, en nuestro trabajo todas las labores suelen ser urgentes, pero dentro de esta urgencia debemos saber priorizar, es decir, ordenar nuestros trabajos, porque seguro que alguno es más importante que otro acabarlo en primer lugar. Si no priorizas, entrarás en una espiral peligrosa y acabarás corriendo de un lado a otro sin sentido, como pollo sin cabeza.
Delegar
Sí, ya sabemos que en un trabajo eres un crack y que sin ti la empresa no funcionaría de ninguna manera, pero aunque te creas imprescindible lo cierto es que no puedes llegar a todos los sitios a la vez. Ha llegado la hora de delegar, de confiar en los otros. A veces, cuesta, pero es necesario y, no sólo eso, sino que descubrirás como aquellas personas en las que no acabas de confiar, en el momento de la verdad te sacarán las castañas del fuego y, además, les harás sentir más útiles e importantes al mismo tiempo.
Gestión del tiempo: Lo primero, lo que menos te gusta
Esto es como a la hora de comer, que cuando éramos pequeños -y de mayores también- nos guardábamos lo que más nos gustaba para el final. En el trabajo, lo lógico es al revés: lo que menos nos gusta, lo vamos apartando y cada vez que tenemos que atacar el problema, se nos hace una montaña. Lo mejor es liquidarlo, de entrada supondrá un esfuerzo, pero cuando lo hayamos resuelto, el resto de asuntos se nos van a antojar mucho más cómodos a la hora de abordarlos.
Ponte limitaciones
Por mucho que planifiques, puede que algunos asuntos te generen una demora o una complejidad que no esperabas. Márcate unos tempos y si ves que se desajusta tu cronómetro, date un respiro y cambia de tema. La obstinación suele acabar con una pérdida del enfoque real del problema. Detente, respira, mira si realmente es el momento de resolverlo y, si no es así, apártalo de tu vista y de tu mente y céntrate en otro asunto.
Métodos para la gestión del tiempo
Para ayudaros existen también una serie de metodologías sobre la gestión del tiempo. Os dejamos algunos apuntes sobre las más importantes.
1. Método POSEC
Es un método que gira alrededor de la jerarquía de las necesidades, es decir, lo importante a la hora de gestionar nuestro tiempo es saber en primer lugar priorizar, separar y poner a la cabeza de nuestras necesidades lo que primero hay que resolver. Así, si la primera parte es priorizar, la segunda es organizar (fijar la hoja de ruta para alcanzar los objetivos fijados); la tercera es racionalizar (ser consciente de que hay faenas que nos gusta hacer pero que debemos realizar); la cuarta es economizar (evitar perder más tiempo del deseado con labores banales y no entrar en una espiral de ralentización), y la quinta es contribuir (si sabes que en algún aspecto eres capaz de marcar la diferencia, ayuda a los demás).
2. Método Eisenhower
Este sistema para la gestión del tiempo (ideado por el presidente norteamericano Eisenhower) se basa en una matriz que pivota sobre dos conceptos, lo urgente y lo importante:
- Urgente e importante. Son las tareas que hay que llevar a cabo de manera inmediata.
- Importante, pero no urgente. Son las labores que no podemos abandonar bajo ningún concepto, pero que si podemos posponer ante otras que requieren una mayor celeridad.
- Urgente, pero no importante. Son trabajos que hay que desarrollar rápidamente, pero que tienen la particularidad de que como son menos complejos los podemos delegar a otra/a persona/s.
- Ni urgente, ni importante. Son tareas que se pueden descartar.
3. Método Dominó
Basado en el efecto dominó, cuando ponemos todas las fichas ordenadas una tras otra, si derribamos la primera, las otras caerán de forma consecutiva. En esta metodología existe una pregunta clave: ¿Qué cosa puedo hacer para que, una vez terminada, todo lo demás sea más fácil e innecesario? Hay que aplicar esta pregunta a cada una de nuestras tareas asignada y cuando encuentres cuál es la primera ficha (la esencial) de allí extraerás un orden que te será muy útil, porque una vez definas tus prioridades tu productividad aumentará de una forma exponencial.
4. Método Pomodoro
Consiste en emplear un reloj para dividir las labores en intervalos de 25 minutos, separados por pausas de otros 5. Las fases de esta metodología son 4: escoger la labor a desarrollar; trabajar durante 25 minutos exactos; realizar una pausa de 5 minutos; repetir los pasos anteriores, con la salvedad de que cada 4 repeticiones es necesario un tiempo de descanso superior (de 15 a 30 minutos, según el grado de fatiga que tengamos).
